Fuhrparkmanagement
Mehr Überblick. Weniger Aufwand. Besseres Flottenmanagement.Eine Leistungsübersicht der BFE Fleet Concepts GmbH
BFE-Fuhrparkmanagement
Effiziente Verwaltung, Planung, Steuerung und Überwachung des Fahrzeugpools Ihres Unternehmens
BFE Fleet Concepts übernimmt alle operativen und strategischen Aufgaben, die mit der Beschaffung, Nutzung, Wartung und Veräußerung von Fahrzeugen verbunden sind mit dem Ziel einer effizienten und kostengünstigen Nutzung der Fahrzeuge unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Verkehrssicherheit, Datenschutz etc.) sowie die vollständige Schadenabwicklung.
Darüber hinaus bietet BFE Fleet Concepts weitere Dienste aus dem Finanzbereich an (Fremdkonten-Verwaltung, Schnittstellen-Aufgaben wie Rechnungsbearbeitung in Kundensystemen und Bereitstellung von csv-Dateien).
Unseren Geschäftspartnern steht für die Erfüllung der angebotenen Dienstleistungen ein fest zugeordneter Ansprechpartner in persönlichem Kontakt sowie ein umfangreiches Team an exzellent ausgebildeten Fachkräften (wie zertifizierten Fuhrparkmanagern, Compliance Officer, Gutachtern, Finanzbuchhaltern, Controller sowie Experten im Schadenmanagement) zur Seite.
Strategische Fuhrparkberatung
- Kostenanalyse, Identifizierung von Kostenfaktoren und Einsparpotentialen
- Kundenspezifische Service Level Agreements
Fahrzeugbeschaffung und -logistik
- Erstellung Car-Policy, Anpassung von Dienstwagenregelungen / Dienstwagenüberlassungsverträgen an gesetzliche Rahmenbedingungen
- Überwachung von Leasinglaufzeiten und koordiniertes Anstoßen von Neuwagenkonfigurationen und Bestellprozessen
- Auswahl, Konfiguration, Beschaffungsmanagement für Leasing oder Kauf von Fahrzeugen unter Berücksichtigung von Kosten auf
TCO-Basis, Bedarf und Umweltaspekten - Verhandlungen und Kommunikation mit allen Fuhrparkpartnern wie Herstellern, Leasingunternehmen, Versicherungen
(inkl. Vertragsmanagement) - Fahrzeugzulassungen
- Koordination Fahrzeugrückgabe, Prüfung und ggfs. Bemängelung von Rückgabegutachten, Fahrzeugaufbereitung
- Koordination von Fahrzeugwechseln
- Berechnung der Mitarbeiter-Versteuerung und Kommunikation HR
- Bereitstellung von Kurzzeit- und Langzeitmietwagen
Fuhrparkverwaltung
- Rechnungsprüfung auf Vertragskonformität, Rechnungsabwicklung
- Tankkarten- und E-Charge-Management, Bereitstellung von Wallboxen
- Digitale Führerscheinkontrolle
- Abwicklung von Ordnungswidrigkeiten
Fahrerbetreuung
- Betreuung, Schulung und Information der Fahrer zu Dienstwagennutzung und Verkehrssicherheit (gem. DGUV 70)
- 24/7-Hotline
- Koordinierung von Wartung und Reparaturen, Räderwechsel und -einlagerung
- Schadenmanagement
Schaden-, Notfall- und Reparaturmanagement
- BFE-Schadenapp für optimale Schadenmeldung und Dokumentation (24/7)
- Digitale Rettungskarte: SAFETY-e
- Fahrzeuglogistik und Organisation Ersatzmobilität
- Kommunikation und Koordination mit Dienstwagennutzern, Versicherungen, Werkstätten, Gutachtern und ggfs. Rechtsanwälten
- Bereitstellung von Kostenvoranschlägen und Gutachten
- Schadenmanagement
- Kostenkontrolle und Optimierung von Reparaturkosten
Kostencontrolling
- Überwachung, Auswertung und Optimierung von Fuhrparkkosten
Datenmanagement / Reporting
- Stammdatenpflege
- Erfassung, Auswertung und Archivierung relevanter Fuhrparkdaten
- Erstellung von Auswertungen und Berichten über die Performance des Fuhrparks
- Identifizierung von Optimierungspotentialen und deren Umsetzung
Strategische Fuhrparksteuerung
- Anlegen der Fahrzeuge / Vertragsdaten in BFE-Fuhrparksoftware
- Erfassung und Auswertung von Bewegungs- / Tankdaten
- Kraftstoff- und Kostenreporting inkl. Plausibilitätsprüfung
- Vertragsoptimierungen
BFE-Fuhrparkmanagement im Detail
Schritt für Schritt zur richtigen Mobilität Ihres Fuhrparks
1. Schritt
Konzepterstellung für das Fuhrparkmanagement
Fuhrparkmanagement mit BFE Fleet Concepts – Auf Basis der genannten individuellen Fuhrparkanalyse liefern wir Ihnen im ersten Schritt unseren für Sie ausgearbeiteten konzeptionellen Vorschlag hinsichtlich aller denkbaren Optimierungsmaßnahmen Ihres Fuhrparks.
Mit diesem Konzept erstellen wir Ihnen daher einen umfangreichen Gesamtplan und zeigen auf, welche effektiven Maßnahmen für Ihren optimalen Fuhrpark vorzunehmen sind.
2. Schritt
Durchführung
Im zweiten Schritt haben Sie die Wahl, das vorliegende Konzept entweder alleine oder mit uns, begleitend durchführen zu lassen. Wir stehen Ihnen bei diesem Schritt als kompetenter und erfahrener Partner zur Seite. Diese Stufe der Zusammenarbeit beinhaltet die Durchführung aller anstehenden Arbeitsprozesse und ein intensives Coaching Ihrer Mitarbeiter vor Ort.
Damit ein internes, selbstständiges Fuhrparkmanagement durch Ihr Personal möglich ist muss dieses über das nötige Know-How für eine professionelle Umsetzung verfügen.
3. Schritt
Outsourcing Fuhrparkmanagement
Da wir viel Wert auf eine langfristige Zusammenarbeit legen, bieten wir Ihnen deshalb im dritten Schritt unseren weitreichenden Service an. Das Outsourcing Fuhrparkmanagement durch die BFE Fleet Concepts GmbH.
Damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können, sorgen wir mit unserem Full-Service Fuhrparkmanagement für die Umsetzung unseres aus Schritt 2 prozesskostenoptimierten Konzeptes. Wir sorgen daher auch für einen reibungslosen Ablauf aller fuhrparkbezogener Prozesse in Ihrem Unternehmen. Wir kümmern uns um die Budgetierung, die entsprechenden Vertragsverhandlungen und entwickeln oder überarbeiten die Car Policy/Dienstwagenordnung.
Auch Ihre Verträge werden regelmäßig von uns auf optimale Haltedauer kontrolliert und bei Bedarf von uns angepasst.